familie og barn, informasjons- og kommunikasjonsteknologi

Google drive gjør FAU-arbeidet lettere

Skrevet av Ingy, . 3 kommentarer

Som leder i Vardåsen FAU har jeg innført bruk av Google drive som arbeidsverktøy. Dermed har vi alle sakspapirer oversiktlig samlet på ett sted, de er lett tilgjengelige fra alle dingser, vi kan samskrive i dokumentene og de filene andre skal ha tilgang til kan vi dele med hele foreldrerådet via It’s learning. (Foreldrerådet = alle foresatte ved skolen.)

Googles verktøy fungerer best i Googles egen nettleser Chrome, men også Firefox, Internet Explorer/Edge og Opera kan brukes.

Kurs for FAU

Bilde av tannhjulet
Hvis du klikker på det lille tannhjulet i presentasjonen under og velger Åpne foredragsnotater kan du bla gjennom lysbildene og lese omtrent det jeg sa.

Jeg ser at flere og flere oppdager nytten av å bruke Google sine tjenester, men mange er usikre og vet ikke helt hvordan dette fungerer. Derfor holdt jeg et lite kurs for de andre i FAU. Presentasjonen fra kurset ligger selvsagt på Google drive og jeg har bygget det inn under.

[google-drive-embed url=»https://docs.google.com/presentation/d/191CfHyoNnJJ9i6KQ_AtQ3Ihn3nzQxN6-HclfKlGmZNk/preview» title=»Google drive» icon=»https://ssl.gstatic.com/docs/doclist/images/icon_11_presentation_list.png» width=»100%» height=»400″ style=»embed»]

Filområde og programmer

Google drive kan sammenlignes med Microsoft filutforsker og Microsoft Office. Det er både et sted å lagre filer og det er en pakke som inneholder en rekke programmer, bl.a. tekstbehandler (Docs) og regneark (Sheets).

Hvis du er logget inn på Gmail i nettleseren har du tilgang til Google drive. Du kan skrive drive.google.com i nettleserens adressefelt. Eller du kan gå til en hvilken som helst google-side og klikke på 3*3-firkanten i høyre hjørne.

Bilde av G drive
1) Klikk 3*3-boksen for å få tilgang til Gmail, kalender m.m.
2) Klikk 2*2-boksen for å veksle mellom detaljert visning og listevisning
3) Klikk i’en for å vise eller skjule detaljer/aktivitet
4) Klikk Detaljer for å se hvem som har tilgang til mappa,
klikk Aktivitet for å se hvilke filer i mappa som noen endret sist
5) I venstre marg kan du veksle mellom mapper

Google har tre basisprogrammer/apper:

  • Docs/Dokumenter – tekstbehandling, ligner Word, men er «mindre»
  • Sheet/Regneark – matematikk og regning, ligner Excel, men er «mindre»
  • Presentations/Presentasjoner – ligner en del på PowerPoint

I tillegg har Google og andre utviklet flere apper som kan være nyttig, bl.a. spørreskjemaet Forms som er fint til å samle inn data, f.eks. påmeldinger og spørreundersøkelser. Det blir stadig utvikler nye apper og tillegg til standardappen. Man kan også lage skript (programsnutter) for å få utført visse oppgaver.

Arbeidsprosesser i FAU

En skisse av hvordan jeg/vi jobber.

Evige filer vs. saksdokumenter

Noen filer vil være i «evig» bruk og redigeres mer eller mindre hyppig, dvs. at de alltid skal være oppdaterte og de fleste skal deles med andre foreldre på It’s learning.

FAU-representantene har ansvar for å legge inn navn og kontaktinformasjon til foreldrene på deres trinn som har påtatt seg verv, så raskt som mulig etter foreldremøtene. Det er dokumenter for henholdsvis FAU, foreldrekontakter og komiteer. (Brukerråd kommer.)

Bilde av G-drive
Navn og kontaktinformasjon på dem som påtar seg verv ligger i dokumentene FAU-repr, Foreldrekontakter og Komitemedlemmer. «Oppgaver og verv» beskriver arbeidsoppgavene i FAU, møtetider inneholder datoer for FAU og Brukerråd, mens «Foreløpig saksliste» er en huskeliste til hva som skal behandles på de ulike møtene.

Saksdokumenter (f.eks. pdf av eposthenvendelser) legges i sine passende mapper og lenkes til i sakslista.

Deling på It’s learning

Alle Google-filer kan deles på It’s learning. Dermed kan foreldre som lurer på hvem foreldrekontaktene eller FAU-representanten på sitt trinn er finne vedkommendes kontaktinfo på It’s learning.

De fleste FAU-filene skal deles uten at andre kan redigere dem, men de som FAU-medlemmer skal redigere kan/skal ligge redigerbare i egne mapper stengt for andre enn FAU.

Dele uten redigeringsmulighet

Google Drive

  1. Åpne Google fila.
  2. Gå på Fil, Publiser på nett, Bygg inn
  3. Klikk Publiser. Vent til det dukker opp en kode.
  4. Kopier koden, slik som
 <iframe src="https://docs.google.com/document/d/xxxxxxxx/pub?embedded=true"></iframe>

It’s learning

Stå i mappa der du vil fila skal ligge.

  1. Klikk Legg til > Notat
  2. Gi notatet en tittel
  3. Klikk Kilde, langt til høyre på menylinja
  4. Lim inn koden, pass på at det ikke står noe annet i fila enn iframe-koden
  5. Legg evt. inn: 
    1.  height="2400" width="1200", height="1000" width="800"
  6. Klikk lagre

Dele med redigeringsmulighet

Google Drive

  1. I mappevisning: Høyreklikk Google-fila og velg «Hent link som kan deles»
  2. I et åpnet dokument: Klikk den blå Del-knappen oppe i høyre hjørne. Velg «Vis link som kan deles».

Kopier lenken.

It’s learning

Stå i mappa der du vil fila skal ligge.

  1. Klikk Legg til > Fil eller lenke
  2. Velg Lenke (Ikke Google Drive sjøl om det virker logisk. Glem logikk i It’s learning 😉 )
  3. Lim inn lenken, pass på å huke av for «Bygg inn side i itslearning».
  4. Husk å legge til tittel øverst.

Dele referat

PDF av referat skal legges på It’s learning når det er godkjent. Da kan man enten bruke oppskriften rett over, eller klikke Google Drive og lete seg fram til rett fil.

PDF’er kan ikke bygges inn i It’s learning slik som Google-filer. De som vil lese referatet må laste det ned (hvis du har bruk Google Drive-metoden) eller vise det i nettleseren (hvis du har bruk Fil-lenke-metoden).

Innkalling og referat

Vi skriver alt som har med innkalling og referat å gjøre i regneboka Saksliste. Denne boka er som en database og et script henter tekst fra regnearkene og inn i dokumentene «innkallingsmal» og «referatmal». Se mer forklaring i innlegget System for møtereferat.

Bilde av saksliste-referat

Nyhetsbrev

(her kommer informasjon om å lage en slags årsrapport som grunnlag for nyhetsbrev til foreldrene)