Forelska i databaser

Kartotek
En god, gammel «database»: kartotek! Alt er på sin plass, sirlig systematisert. O lykke! 🙂 Foto: Shin, Flickr

En god database kan gjøre meg lykkelig – det er som å bli forelska. Jeg er en systematiker og en database kan være det ultimate system – er det rart jeg elsker dem? 😉

Ryddig vs. system

Alle som har vært på besøk hos meg veit at jeg er ganske rotete. Har liksom aldri helt fått til det der konseptet med å legge ting på plass med én gang jeg er ferdig med å bruke det. 😉 Noe av problemet er vel at jeg tror at jeg ikke er ferdig. Skal bare … litt og så komme tilbake. Men når litt er ferdig er tilbake glemt.

Jeg er altså ikke så god på å holde det ryddig, til gubbens store fortvilelse. Derimot er jeg sabla god til å finne ut hvor ting bør høre hjemme, faktisk mye bedre enn den ryddige gubben min. Derfor hevder jeg at å være ryddig og systematisk langt fra er det samme!

Sorteringsbilde
Et godt eksempel på at det å systematisere kan se ganske rotete ut! Foto: prettytypewriters, Flickr

Å systematisere

Bilde av kjøkkenskap
Orden i kjøkkenskapene er gull verdt. Foto: Nathan LeClair, Flickr

Å systematisere handler om å finne likheter og ulikheter, finne ut hva som hører sammen og hvor det hører hjemme. Hvor er det mest logisk at ting blir plassert?

De gamle husmorvikarene var ofte kløppere i å finne fram i andres kjøkken. Vi vanlig dødelige må sette vår lit til at kjøkkenets innehaver har innredet det med en viss logisk sans – hvis vi er gjester som ønsker å hjelpe til.

Så liker du å få hjelp av ditt besøk: Plasser ting som er «i slekt» sammen! Setter du kjeler i tre forskjellige skap og samtidig blander dem med bakeboller, matvarer og såpe blir det vanskelig for både deg selv og gjester å finne tilbake – hva ligger hvor?

De samme prinsippene gjelder informasjon. Plasser det som hører sammen sammen, og på rett sted.

Jeg har jobbet med Ingeborg gjennom FAU og som speiderleder. Hun har en egen evne til å hente ut nødvendig informasjon for Pute deretter å systematisere og organisere denne informasjonen på en slik måte at presentasjonen blir enkel, lettfattelig og oversiktlig for alle som skal bruke den.

Pute Eriksen, rektor Vardåsen og speiderleder

Databaser

Databaser kan inneholde enorme mengder informasjon (data). En relasjonsdatabase er en samling tabeller som hører sammen. Informasjon som er felles plasseres i én tabell, informasjon som er unik i en annen, og så kobler man de to tabellene sammen i en relasjon.

Eksempel: Hvis man har en kundedatabase bør navnet, gateadressen og postnummeret til kunden ligge i én tabell, mens postnummer og poststed ligger i en annen (en poststedtabell). Når postnummeret legges inn på en ny kunde leiter databasen gjennom poststedtabellen til den får full klaff og henter inn navnet på poststedet som hører til postnummeret automatisk.

Fordelen med å splitte det slik er at hvis et poststed blir lagt ned eller skifter navn gjør du endring bare ett sted – i poststedtabellen, i stedet for på hver enkelt kunde. (F.eks. ble 3202 Sandefjord endret til 3202 Pindsle i 1999.) I tillegg slipper du å skrive poststedet ørti-børti ganger, det er mye kjappere å bare skrive fire siffer.

Databaser på Internett

Database WP
WordPress-databasen er bygd opp av en rekke tabeller som er koblet sammen, det er relasjoner mellom dem slik at informasjonen i de ulike tabellene kan krysskobles.

De fleste moderne nettsteder er databasedrevne. Det betyr at man kan hente fram den samme informasjonen på ulike sider på nettstedet. For eksempel er menyen bare lagret ett sted i databasen, mens den vises på alle sider. Utdrag av artikler kan dukke opp både på forsiden, i arkiv basert på kategori eller dato, osv. Selve artikkelen er lagret bare ett sted i databasen.

Like så bør forfatterens navn og kontaktinformasjon være lagret i en egen tabell i databasen. Hvis vedkommende endrer navn eller epostadresse vil denne informasjonen kunne bli oppdatert på alle artikler vedkommende har skrevet.

Eksempel 1: Dansesonen

Jeg arbeidet for Dansesonen i 2012-2013. Timeplanen til denne danseskolen er veldig kompleks, med mange ulike typer klasser, mange pedagoger, mange studio og mange alderstrinn. Med den gamle løsningen måtte vi endre flere nettsider hver gang det var en endring i timeplanen. Dermed var sjansen stor for at vi glemte en side og at det ble stående motstridende informasjon på de ulike nettsidene.

Mens jeg studerte Design og kommunikasjon i digitale medier så jeg en mulighet for å bygge opp en ny løsning for Dansesonenes nettsted. Jeg endte opp med å designe en helt ny mal (WordPress-tema) og å utvikle en rekke nye funksjoner.

Resultatet er et nettsted som presenterer skolens timeplaner på flere måter slik at enhver kunde lett finner det h*n er på jakt etter. Noen er bare interessert i hva som finnes i gangavstand til hjemmet, men er til gjengjeld åpne for det meste av stilarter. Andre er villige til å kjøre langt for drømmetimen og vil vite alle klasser i en bestemt stilart eller for en bestemt aldersgruppe. Noen har bare én ledig ettermiddag i uka, mens andre har funnet en favorittinstruktør.

Derfor presenteres timeplanene på fem måter:

  1. Etter kurstype (stilart, type dans)
  2. Hvilke kurs som går den enkelte dag
  3. Kurs sortert på alder
  4. Alle kurs per avdeling (sted)
  5. Den enkelte pedagogs kurs

Informasjonen som er unik for det enkelte kurs ligger én gang i én tabell, mens det som er felles for flere kurs, slik som informasjon om avdeling, pedagog og kurstype ligger i egne tabeller. Dermed går det greit å hente ut timeplanen i så mange ulike varianter.

Dansesonen
Nettstedkartet til Dansesonen viser de mange ulike versjonene av timeplanene.

Det tok mye tid å utvikle en løsning som både skulle gjøre informasjonen lett tilgjengelig for kundene og være lett å vedlikeholde/redigere for Dansesonen. Og nettopp derfor er det utrolig morsomt å få det til!

Eksempel 2: stifinnerprogram for Askerspeiderne

Jeg overtok ansvaret for Askerspeidernes stifinnergutter i januar 2013. Vi møtes én gang i uka og på nesten hvert møte tar barna et merke. For å få merket skal de inneha visse ferdigheter og/eller kunnskap. Merkeprogrammet hadde vært uendret i flere år, og inneholdt kun merkenavnet, et bilde av merket og 3-5 krav per merke.

Jeg er gammel speiderleder, men oppdaga fort at det er stor forskjell på å lede en liten gjeng jenter på 90-tallet og over tjue gutter i dag. 😉 Det var dermed mye jeg måtte sette meg inn for å være sikker på at det jeg lærte gutta var korrekt, og på en måte som funka for dem. Jeg har prøvd og feila mye, og tanken slo meg snart at dette måtte jeg dokumentere på et vis, slik at andre som kommer etter meg får en mindre jobb – og at foreldre som stiller som patruljeledere veit på forhånd hva de skal gjøre.

Excel-fil
Jeg starter gjerne arbeidet med en database i Excel. Jeg plasserer de ulike tabellene i hvert sitt regneark og bygger opp systemet der før jeg eksporterer til en nettsteds-database.

Dermed startet det store arbeidet med å gå gjennom merkene og kravene. Hvilke krav savnet jeg? Hvilke krav syntes jeg ikke fungerte? Hva innebar egentlig de ulike kravene? Hvilke tema blir tatt opp i Speiderhåndboka og i forbundets stifinnerprogram som vi ikke hadde i vårt? Hvilke tema bør stifinnerne lære noe om? (Altså min personlige mening.) Hvordan burde møtene legges opp? Hvor kunne jeg og andre finne mer informasjon om temaet?

Jeg fant videre ut at jeg ønsket et tydelig mål for hvert merke, en beskrivelse av hvordan møtet kan legges opp, en huskeliste med hva man må ha med, og detaljerte beskrivelser av det enkelte krav. Kravbeskrivelsene inneholder alt fra faktainformasjon slik at de voksne slipper å lese seg veldig opp på temaet på forhånd, og tips som kan være til hjelp for dem som skal lede møtet/patruljen.

I tillegg har jeg en les-mer-liste slik at de foreldre og speidere som ønsker å dykke djupere ned i temaet kan gjøre det. Når den nye speiderloven er på plass vil jeg knytte merkene til ulike deler av den, f.eks. vil jeg med merket «Patruljen min» minne speiderne på at «En speider er en god venn».

Etter at arbeidet med å systematisere merkeprogrammet var godt i gang startet jeg å utvikle et nytt nettsted. Hele hensikten med arbeidet mitt er jo å dele med andre det jeg har funnet ut, og hvilken bedre kanal finnes det enn Internett? Nettstedet er sjølsagt databasedrevet, slik at informasjonen kan presenteres på ulike måter.

Jeg fant ut at merkekravene kunne jeg kategorisere i fire:

  • kunnskap
  • ferdighet
  • kreativitet
  • aktivitet

Alle kategoriene fikk hvert sitt visuelle kjennetegn, en knapp.

KunnskapferdighetKreativaktivtet

merkeprogram
Merkeprogrammet kan sees som en helhet med alle merkene etter hverandre, man kan se på alle merkene i én kategori (f.eks. for å kontrollere at alle viktige aspekter av temaet er dekket) og ett merke av gangen, som her.

Etter hvert skal nettsidene flyttes over til Askerspeidernes nettsted, men inntil jeg er mer ferdig med programmet ligger det på mitt eget domene.

Så langt er jeg godt fornøyd med eget arbeid, både innholdet og utseendet. Det er et stykke igjen før jeg er ferdig, men jeg håper at det jeg har gjort så langt vil være til hjelp og inspirasjon for andre! De siste merkene skal jeg gjøre ferdig etter hvert som vi setter det opp på terminlista.

Det koster noen timer å gjøre denne jobben, men jeg håper det er verdt det på lang sikt – og ikke minst er det veldig moro å se at ting funker. Øyeblikk der lyspæra tennes etter lang tids hodekløing er utrolig tilfredsstillende! Kreativ

Jeg kan hjelpe deg

Sliter du med en stor mengde data du ikke klarer å systematisere? Kanskje skal du bruke det på nett, kanskje skal du bruke det til en utredning e.l. Jeg har lest mange offentlige dokumenter og skrevet høringssvar på bakgrunn av dem – og fått mye skryt for arbeidet.

Så uansett om ditt behov er det å få en rotete informasjon ut på nett eller det å klare å finne en struktur i et dokumentkaos, kontakt meg! Kanskje har du et oppdrag eller en liten stilling til meg?

Kontakt meg: Ingeborg Altern, epost kom@altern.no og tlf 94 13 18 16.

Vil du vite mer om meg, les mer på denne bloggen (f.eks. CV’en min) og på mitt nettsted.

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Leave a Reply

Be the First to Comment!

Notify of
avatar
wpDiscuz